Siempre supimos que nuestros años de práctica nos llevarían eventualmente al Carnegie Hall.
En 2011, durante su temporada de aniversario, el Carnegie Hall comenzó una iniciativa a lo largo de la organización para preparar al Hall a conectarse mejor con las audiencias del siglo 21. Además de la renovación de las instalaciones, la comisión de nuevas obras musicales y la creación de la Orquesta Juvenil Nacional de Estados Unidos, Carnegie Hall comenzó la digitalización a gran escala de sus materiales de archivo, embarcándose en un nuevo capítulo emocionante para el Archivo.
La iniciativa de digitalización emergió como resultado de una asesoría de colecciones completada por AVP en 2010. La evaluación de AVP identificó la necesidad de actualizar la infraestructura para mejorar la longevidad de los recursos del Hall y expandir el acceso a usuarios y miembros del staff, incluyendo programas digitalizados y documentos de performances, fotografías, videos y contenido nativo digital.
La creación de nuevo contenido digital por parte del Carnegie Hall y la llegada de materiales de archivo digitalizados requerían la implementación de una administración proactiva desde el momento de la creación para asegurar un uso apropiado y la preservación de los materiales de la organización.
Carnegie Hall inició un Proyecto de Archivos Digitales, contratando a AVP para el desarrollo de una infraestructura interna de preservación y gestión de colecciones digitales para lograr los objetivos de la empresa. El proyecto tenía tres fines principales: preservar y digitalizar colecciones análogas, implementar un repositorio central, y establecer políticas y mejores prácticas de preservación digital. Con la implementación del repositorio digital de Carnegie Hall, en propósito era implementar una solución que permitiera a la institución administrar y utilizar los bienes digitales en apoyo a su visión para la era digital – entregar al staff, estudiantes, investigadores, y al público general acceso al contenido digital en formas nuevas y dinámicas. AVP condujo entrevistas de descubrimiento y talleres con múltiples departamentos interesados dentro de Carnegie Hall, enfocándose en los métodos de creación de materiales digitales, prácticas de administración de datos, usos de materiales, prácticas descriptivas, y flujos de trabajo para la creación y reutilización de materiales digitales. La documentación y análisis de las operaciones y metas organizacionales de Carnegie Hall resultó en un set exhaustivo de requerimientos funcionales y casos de uso para un sistema de gestión de recursos digitales, que sirvió en el proceso de evaluación y selección de una solución para tal sistema.
Además de esto, hemos realizado consultorías en posibles soluciones de almacenamiento para apoyar la preservación y almacenamiento de acceso de recursos nativos digitales, guiamos a un grupo de miembros del staff en el desarrollo de una taxonomía transversal, y guiamos la configuración e implementación del sistema de acuerdo a los requerimientos y casos de uso definidos en la iniciativa de descubrimiento y análisis.
