Por Mark E. Griffin
Traducido por Pamela Vízner
Hay una serie de fotos de John Fitzgerald Kennedy de vacaciones con su familia a finales del verano de 1963. En una de ellas, JFK está sentado en su bote, el “Honey Fitz”, comiendo relajadamente un helado que chorrea por su mano. Tal vez sea la forma casual y desgarbada en que JFK se sentaba en sillas a comer helado, pero en esta foto, se ve simplemente como… un papá.
Cualquier papá.
Es un momento accesible de una de las personas más poderosas del planeta durante uno de los momentos históricos claves a nivel mundial. Y es un momento único para la cultura norteamericana precisamente porque JFK parece tan cercano — si esa foto pudiera ser la foto de tu papá, o del mío, entonces, hey, tal vez el padre de cualquiera podría ser presidente, ¿no?
Es también accesible en más de una forma. ¿Quieres descargar la foto y ponerla en el escritorio de tu computadora en el trabajo? Pues hazlo.
¿Quieres enviárselo a tu papá por email con el asunto “¿Papá?”? Puedes hacerlo.
El John F. Kennedy Presidential Library and Museum comenzó a poner a disponibilidad materiales digitales relacionados a la vida y presidencia de su homónimo alrededor de 2011, no mucho después de que la biblioteca comenzara a digitalizar los más de 25 millones de documentos, fotos, películas, videos y grabaciones sonoras que tenía en sus archivos.
Las bibliotecas digitales existen como una serie de unos y ceros, pero incluso éstas se vuelven polvorientas. Los sistemas que guardan estos archivos pueden volverse obsoletos, y las aplicaciones que no son lo suficientemente ágiles para cambiar con el tiempo, perecen. Lo que puede dejar a los empleados preguntándose cuánto tiempo, esfuerzo y recursos puede tomar ir cambiando con los tiempos.
“A la velocidad con que la Biblioteca JFK estaba realizando este trabajo, habría tomado mil años digitalizar, catalogar, y poner en acceso la biblioteca entera,” dice Kara Van Malssen, partner y consultora senior de AVP.
AVP realizó una mirada interna para acortar el tiempo y mejorar los procesos añadiendo valor a estos artefactos históricos.
“Dada la experiencia que tiene nuestro equipo trabajado con digitalización, sabemos lo que se necesita para saber dónde aparecen los cuellos de botella para luego ayudarlos a refinar estos procesos,” dice Van Malssen.
La construcción de posibles escenarios de mejoramiento es un paso importante hacia la definición y logro de estas metas ambiciosas.
“En este caso, desarrollamos cinco escenarios distintos que trazaban caminos y resultados para digitalización, diseminación y preservación de la colección de la Biblioteca JFK en un periodo de cinco años,” dice Chris Lacinak, fundador y presidente de AVP. “Estos escenarios exploraban diferentes posibilidades y alcances para la digitalización y creación de metadatos, enfoques en referencia a infraestructura técnica (por ej. nube vs. almacenamiento local), y los costos asociados, incluyendo los recursos internos que serían necesarios para cumplir ese escenario.”
Al final, la JFK Library Foundation eligió un camino de avance progresivo, comenzando con la selección de un sistema de administración de objetos digitales (DAMS, por sus siglas en inglés), la herramienta para organizar y catalogar la colección completa, que puede comunicarse de forma abierta con el sitio web de la Biblioteca JFK, redes sociales, boletines vía email, y mucho más. Luego viene la búsqueda de un sistema de almacenamiento robusto que sea compatible, flexible y escalable a medida que el archivo digital crece.
Encontrar una foto de unas vacaciones recientes visualmente no es difícil de hacer, pero elegir fotos o documentos de un grupo de millones en la colección de la Biblioteca de JFK puede ser exponencialmente muy difícil. Pero para hacerlos más fáciles de encontrar, la Biblioteca JFK está implementando un sistema que permite la adición de metadatos proveniente, en algunos casos, de inteligencia artificial. Esto hace posible identificar contextos con distintos niveles de usuarios que permitan a cualquier grupo de personas ver el contenido.
Ahora, con un camino de cinco años en la mira, la JFK Library Foundation tiene un plan para continuar el proceso, pudiendo mostrar al mismo tiempo progreso incremental y el valor de este trabajo a donadores y partes interesadas.
“La investigación que preparó AVP permitirá a la John F. Kennedy Library Foundation avanzar con nuevas tecnologías y expandir la cantidad de recursos que pueden ser digitalizados,” dice Steven M. Rothstein, director ejecutivo de la John F. Kennedy Library Foundation. “Su trabajo ha sido crítico y muy importante en el proceso.”
“Proveer acceso a esta información significa que individuos podrán analizar los materiales en la forma que deseen, desde el análisis de la escritura manuscrita de JFK hasta científicos agrupando información para entender patrones y procesos de decisión en el inicio de la guerra de Vietnam,” dice Van Malssen. “Pero no va a enriquecer a la sociedad si no está digitalizado, bien descrito y accesible a través de tecnologías modernas.”
