AVP trabajó con la Fundación Biblioteca John F. Kennedy en apoyo del trabajo de modernización del programa de digitalización, preservación digital e infraestructura de acceso del Museo y Biblioteca Presidencial John F. Kennedy. Ha sido un honor y un placer haber colaborado en este esfuerzo por preservar y dar acceso al legado del Presidente Kennedy.
Nuestro compromiso comenzó en Abril de 2017, cuando la Fundación Biblioteca John F. Kennedy seleccionó a AVP entre un grupo competitivo de prestadores de servicios para crear un Mapa de Ruta Técnico para el programa de digitalización de la Biblioteca. Su objetivo era continuar construyendo sobre el gran trabajo de digitalización y difusión ya completado hasta la fecha, mejorando la producción a través de una transformación radical de la infraestructura técnica y los procesos de la Biblioteca, de forma de digitalizar una parte significativa de sus 24 millones de elementos en un período de cinco años. El programa evaluaría varias áreas funcionales: digitalización de documentos y fotografías, digitalización audiovisual, gestión de colecciones digitales, almacenamiento, creación de metadatos, y accesibilidad.
Nuestro trabajo en apoyo a esta meta consistió en tres fases:
- Evaluar la infraestructura y flujos de trabajo de los programas existentes de digitalización de la Biblioteca;
- Realizar una encuesta de productos, servicios y enfoques que pudieran ayudar a la Biblioteca a establecer un programa de digitalización más sustentable, seguro y accesible; y
- Producir recomendaciones para la dirección técnica del programa de digitalización.
Para comenzar, visitamos la Biblioteca para entrevistar a personal clave, ver demostraciones de sistemas actuales, y seguir al personal mientras realizaba su trabajo. Esta visita, combinada con un período de revisión de documentos, datos y flujos de trabajo, nos permitió producir un informe de evaluación que detalló el estado actual de la Biblioteca en términos de los productos de la digitalización, preservación de materiales digitales, y accesibilidad de contenido, como también identificar riesgos y oportunidades para el futuro del programa de digitalización.
La segunda fase involucró una investigación extensiva sobre prestadores de servicios. Esto comenzó con el desarrollo de una serie de requerimientos para cada área funcional (digitalización, almacenamiento, gestión de materiales digitales, metadatos y accesibilidad) y la creación de Requerimientos de Información (RFIs) para obtener mayor información de posibles proveedores de servicios. Utilizando esta información, conversamos con más de 40 prestadores para entender sus ofertas de servicios, posibles costos, y tiempos estimados de finalización. A partir de esto, AVP produjo una lista resumida de potenciales proveedores que se alineaban con los requerimientos de la Biblioteca JFK y que representaban candidatos para responder a futuros llamados a propuestas (RFPs).
En la fase final, AVP creó un set de cinco escenarios que ilustraban caminos y resultados para la digitalización, difusión y preservación de la colección de la Biblioteca JFK en un período de cinco años. Estos escenarios exploran diferentes posibilidades para el alcance de los esfuerzos de digitalización y creación de metadatos, enfoques para la infraestructura técnica (por ej. nube vs. in-situ vs. almacenamiento híbrido), y costos asociados, incluyendo recursos internos requeridos para llevar a cabo cada escenario. Finalmente, detallamos un plan de acción general inicial.
La Fundación Biblioteca JFK pudo utilizar los resultados de este proyecto para entregar un informe conciso a su directorio para comenzar el proceso de recolección de fondos. AVP ha tenido el privilegio de continuar apoyando a la Fundación Biblioteca JFK a través de este proceso y sus esfuerzos de planificación, y esperamos con ansias ver la evolución de este programa de digitalización.
