El sistema de bibliotecas de la Universidad de Harvard ha estado recolectando y creando una variedad de recursos audiovisuales durante décadas. Desafortunadamente, al igual que muchas instituciones, gran parte de este contenido se encuentra en formatos obsoletos que se están degradando activamente con un escaso margen estimado para tomar medidas de preservación. Al reconocer este problema, la Biblioteca inició un esfuerzo estratégico en 2016 que incluía el compromiso de custodiar y preservar la información de investigación crítica y vulnerable, una designación que claramente procede por la obsolescencia y el deterioro de los medios audiovisuales. Los Comités Permanentes de Custodia y de Colecciones conjuntamente con el Grupo Extraordinario de Encuesta sobre materiales audiovisuales investigaron metodologías de encuestas adecuadas y consultaron a las partes interesadas de la Biblioteca para determinar el mejor camino a seguir.
En 2018, AVP se incorporó al proyecto para realizar una encuesta de un subconjunto de los materiales audiovisuales de la Biblioteca. La encuesta fue diseñada para ayudar a la Biblioteca a determinar cuántos activos audiovisuales en riesgo se encuentran dentro de bibliotecas seleccionadas, un primer paso importante para involucrar a las partes interesadas para movilizar recursos y hacer lo necesario para digitalizar, preservar y hacer accesibles los objetos patrimoniales audiovisuales de la Universidad de Harvard para las próximas generaciones.
AVP entrevistó a representantes de 19 bibliotecas de Harvard, incluidas 25 unidades discretas, y estudió la documentación existente. Estas conversaciones ayudaron a AVP a interpretar y normalizar la documentación (por ejemplo, hojas de cálculo, bases de datos, herramientas de búsqueda) y a determinar qué unidades necesitarían una encuesta in situ. AVP visitó tres bibliotecas en persona para ver las colecciones y recopilar la información faltante para mejorar el conteo de formatos.
Trabajando juntos, los representantes de la Biblioteca de Harvard y AVP pudieron establecer un panorama más claro de las cantidades de materiales audiovisuales en riesgo de 19 bibliotecas en el sistema de Harvard. Con esta información, la Biblioteca está mucho mejor situada para defender y planificar la conservación de estos materiales únicos e importantes.
