Publicado originalmente en “Issues and Advocacy”

Archivists on the Issues es un foro para que los archivistas discutan los asuntos que se enfrentan hoy. A continuación se encuentra una entrada de Bertram Lyons sobre la llamada “Era Oscura Digital”

El 4 de enero de 2016, NPR publicó un artículo, “¿Los historiadores futuros considerarán estos días la edad oscura digital?”, Con el lema: “Estamos inundados de un mar de información, pero ¿cómo filtran la montaña de datos los historiadores? En el futuro, los programas informáticos serán ilegibles y, por lo tanto, sin valor para los historiadores”. [1] Como es frecuentemente el caso de los medios de comunicación, hay una notable ausencia en la forma en que se enmarca la historia. Lea la frase de nuevo. ¿Qué falta? Parece que el periodista ignora el hecho de que los historiadores [2] tienen intermediarios llamados archivistas que no sólo seleccionan y acopian datos para el futuro, sino que también han estado muy comprometidos con la cuestión de la preservación digital y la adquisición digital desde al menos la década de 1980 [3]. Nosotros, como archivistas, no estamos ausentes, y no hemos estado ausentes de la acción [4]. Estamos, sin embargo, ocultos en la narrativa pública. Al no ser la primera vez que me sentí frustrado al ver que los archivistas (y nuestras profesiones hermanas) quedaron fuera de la conversación, dejé una nota en la página de comentarios de NPR en el artículo:
“Hola, Eric. Esta es una buena historia. Algo que debemos recordar, y que no se mencionó en su historia, es que este es un tema que los archivos, bibliotecas, museos, agencias de financiamiento (IMLS, NEH, NSF) y muchos otros han dedicado décadas y millones de dólares en investigación, en la respuesta y el desarrollo de métodos para prevenir una era digital tan oscura. Nada en su informe es noticia para los administradores de archivos, archivistas, administradores de colecciones de patrimonio cultural, bibliotecarios o cualquier otra persona cuya responsabilidad es cuidar la documentación histórica e informativa. Es fantástico que NPR esté promoviendo este tema, pero por favor no lo promueva como si sólo estuvieran involucrados unos pocos individuos proféticos o salvadores. Desde la NASA al Smithsonian, desde la Universidad de Harvard a la Universidad de Indiana, desde Internet Archive a la Biblioteca Británica, hay un ejército de practicantes trabajando en este problema — y ​​se necesitará un ejército, no solo unos pocos, para asegurarnos de que llevamos nuestra información digital con nosotros en al futuro. Pero tendremos éxito, al igual que lo hicimos en generaciones anteriores al reunir un ejército de bibliotecarios para llevar nuestros libros con nosotros, y un ejército de museólogos para llevar nuestros artefactos”.
Realmente no estoy seguro de a cuántas personas llegó este comentario. Tal vez no más de 30 si tuviera que adivinar. Pero ese no es el punto real de esta publicación. El punto no es sobre mi pequeña respuesta a este informe sobre NPR. Uno de los puntos que espero abordar ya ha sido declarado: No estamos y no hemos estado ausentes de los asuntos de de preservación digital. Sin embargo, estamos ocultos en la narrativa pública. Desde los esfuerzos emergentes para mejorar las actividades de recopilación de datos de las redes sociales, tal como Documenting the Now [5] hasta los programas de archivo web de una década de antigüedad, como Internet Archive; desde el proyecto de análisis de correo electrónico de ePADD en la Universidad de Stanford [6] hasta el trabajo duradero de los Talleres y Tutoriales de Gestión de la Preservación Digital [7], así como el proyecto POWRR Digital [8]; desde las redes LOCKSS y CLOCKSS hasta la extensión continua de la NDSA; desde las metodologías forenses aplicadas en el dominio de los archivos a través del proyecto BitCurator [9] hasta los millones de horas que los archivistas audiovisuales de todo el mundo ya han puesto en el proceso de evitar la nunca conocida edad magnética de la oscuridad [10]; la lista de iniciativas de conservación y documentación digital basada en archivos continúa. En serio, la lista de proyectos e investigación por sí sola podría llenar un archivo, por no mencionar la enorme cantidad de contenido digital real recopilado, seleccionado y procesado cada día por archivistas, bibliotecarios, profesionales de museos, administradores de registros y muchos otros en los dominios de recopilación alrededor del mundo. Estamos allí, estamos haciendo el trabajo, continuaremos haciendo el trabajo y, sobre todo, debemos continuar comunicándonos sobre nuestro trabajo de preservación digital fuera de los muros de la profesión de archivo [11].
Sin embargo, dentro de pocas semanas, me gustaría discutir sobre el comentario que hice en el sitio de NPR. No fui lo suficientemente lejos en abordar los temas importantes de selección y evaluación, ni la complejidad de quien recopila y selecciona la documentación que persistirá en el futuro. Lo que me lleva al otro punto que espero abordar en el contexto de una era oscura digital: los conceptos de selección y agencia de recopilación son más destacados hoy que el temor a los bits perdidos. Hoy criticamos el contenido de los archivos (las ausencias, las presencias) porque, como archivistas, sabemos que la valoración y la selección son importantes. Incluso hoy, hacemos preguntas importantes sobre cómo deberían cambiar estas actividades, centrándonos en lo que se selecciona para el archivo, quién lo hace, y para almacenarlo dónde y por cuánto tiempo; hacemos estas preguntas para mejorar el impacto que los archivos y archivistas pueden tener en la sociedad, revelar suposiciones y prejuicios en la práctica de los archivos y, a su vez, afectar el cambio dentro de la profesión de archivistas como tal.
La era oscura digital no sucederá de la manera en que los medios la predicen. No debemos ser cegados por el temor a la incapacidad de garantizar la persistencia de la información digital. Como mencioné anteriormente, es obvio que como profesión (y como parte de comunidades más grandes) estamos comprometidos con las soluciones técnicas para ese problema [12]. Si tenemos alguna era oscura digital, se manifestará, como ha ocurrido en el pasado con otras formas de información, como un silencio dentro del archivo, como una serie de agujeros enormes donde grupos de individuos y comunidades están ausentes porque no hubo un camino hacia el archivo para ellos [13], donde los eventos sociales importantes no están documentados porque no estábamos preparados para actuar con la suficiente rapidez y donde no se planifican nuevas modalidades de comunicación. La era oscura digital solo ocurrirá si nosotros, como comunidades de archivos y archivistas, no reimaginamos la evaluación y la selección a la luz de las brechas históricas reveladas en las colecciones actuales. Es la digitalidad del mundo de hoy la que puede permitir que los archivos lleguen y documenten (o apoyen la autodocumentación de) la enormidad y complejidad de la sociedad de una manera que nunca antes había sido posible [14].

Bertram Lyons es un archivista certificado y consultor senior de AVPreserve, donde se especializa en gestión de activos digitales, estrategia de conservación digital, desarrollo de repositorio digital y en la adquisición, gestión y conservación de colecciones de patrimonio documental, de investigación y cultural.

 Durante catorce años, Bert ha trabajado como archivista para archivos extensos, primero en el Archivo Alan Lomax y más recientemente en el American Folklife Center (AFC) en la Biblioteca del Congreso, donde desarrolló herramientas, políticas y alianzas para el desarrollo y la gestión de colecciones de archivos analógicos y digitales. Sus actividades recientes incluyen la implementación de estándares de evaluación de riesgos digitales en la evaluación de entornos de preservación digital; desarrollo de flujos de trabajo, herramientas y políticas de gestión de colecciones digitales (incluida una nueva herramienta Exactly); el diseño y la implementación de una plataforma de catalogación en línea de múltiples usuarios, compatible con EAD, a nivel nacional para colecciones de folclore, un proyecto patrocinado por la Sociedad Americana de Folklore y presentado en la Universidad de Indiana; el diseño, desarrollo e implementación de la aplicación web del Número Internacional de Música Estándar de EE. UU. (ISMN) para la División de Música en la Biblioteca del Congreso, la agencia de EE. UU. ISMN; así como el desarrollo de un sistema de flujo de trabajo colaborativo para el Proyecto de Historia de los Derechos Civiles de los Estados Unidos ordenado por el Congreso, una asociación de historia oral digital entre la Biblioteca del Congreso y el Museo Nacional Smithsoniano de Historia y Cultura Afroamericana.

 Bert permanece activo a nivel nacional e internacional con organizaciones profesionales de archivo, como la Asociación Internacional de Archivos de Sonido y Audiovisual (Miembro de la Junta Ejecutiva y Editor de las publicaciones de IASA) y la Sociedad de Archivistas Americanos (Presidente del Comité de Membresía). También recibió la certificación de la Academia de Archivistas Certificados y se graduó en el Instituto de Liderazgo de Archivos. Tiene una maestría en estudios de museos con un enfoque en estudios estadounidenses y teoría de archivos de la Universidad de Kansas.

Bert también es profesor asociado en la Escuela de Biblioteca y Estudios de la Información de la Universidad de Wisconsin-Madison, donde imparte clases de Evaluación y Teoría de Archivos, Curación Digital y Archivo Web y de Redes Sociales. Se desempeñará como nuevo miembro de la facultad de SAA DAS en 2016, enseñando un curso introductorio sobre secuencias de comandos de línea de comandos para flujos de trabajo de archivo.

Bueno, esto puede ser una ligera exageración, pero el mensaje de fondo es cierto: los expertos concuerdan en que los medios magnéticos, por una combinación de degradación y obsolescencia, no podrán ser digitalizados a escala o será demasiado costoso aproximadamente en 2028. Este panorama de pesimismo y desolación ha sido tema de varias conferencias en los últimos años así que estoy segura de que esto no es nuevo para usted.

PERO…

Es posible que no se dé cuenta que la falta de control intelectual es también una gran amenaza para sus activos audiovisuales. Seguro que no parece tan interesante como los aglutinantes hidrolizados y la escasez de reproductores de calidad para cassettes (trabajamos en un campo extraño, amigos míos), pero la amenaza es REAL. Mírelo de esta manera: si no sabe lo que tiene, ¿cómo piensa preservarlo? ¿Cómo puede priorizar objetos para preservación? ¿Cómo puede saber cuáles objetos muestran signos de pérdida de contenido? Y quizás lo más importante, ¿cómo puede hacer promoción y recaudar fondos para la preservación de aquellos objetos súper importantes, fundamentales, pioneros y transformadores si todavía no sabe cuáles son???

Pues, no puede. Ningún donante o administrador le dará dinero para digitalizar… algo. Entonces el primer paso para la preservación de sus colecciones audiovisuales es crear un inventario itemizado.

¿Qué debo documentar?

Como mínimo absoluto, debe asignar a cada elemento un identificador único y registrar su formato.

Un identificador único es primordial para guiar responsablemente sus activos a través de un proyecto de digitalización. Le permitirá hacer un seguimiento de lo que le está enviando a un proveedor y lo que está recibiendo (en el mejor de los casos) de ese proveedor. También podría ayudarlo a hacer coincidir el objeto físico con los archivos digitales resultantes. Puede usar identificadores existentes si los tiene o puede asignar identificadores nuevos a medida que crea su inventario.

El formato (por ejemplo, VHS, cassette de audio, CD, etc.) también es un punto de información extremadamente importante por recopilar cuando su objetivo final es la preservación. Conocer el formato de un objeto le permitirá determinar mejor los requisitos del proyecto de digitalización y recibir cotizaciones más precisas de los proveedores. Un vocabulario controlado funciona muy bien aquí.

Bien, ahora que ha terminado con su invent-BROMEABA! Si se toma el tiempo de revisar individualmente cada objeto audiovisual en sus colecciones, sería una buena idea recopilar la mayor cantidad de metadatos posible. Esto le permitirá tomar decisiones más informadas y evitar la duplicación de esfuerzos al tener que revisar todos estos objetos en una fecha posterior para recopilar toda la información que omitió la primera vez.

Esta es una oportunidad para que piense detenidamente qué metadatos desea recopilar para sus objetos audiovisuales*. Puede comenzar con los modelos de datos existentes que su institución ya usa o puede comenzar desde cero. En mi experiencia, prefiero recopilar los siguientes campos como mínimo:

• Identificador único
• Formato
• Ubicación: ¿Dónde está almacenado el objeto? Esto le ayudará a encontrarlo en una fecha posterior, una vez que ha sido seleccionado para su digitalización.
• Tipo de medio: ¿Es audio, video o film? Esta designación general le puede ayudar a agrupar activos cuando planifique la digitalización. También es muy fácil de registrar con base en el formato.
• Título: Dependiendo del nivel de descripción, puede ser que tenga o no, esta puede ser su mejor apuesta para determinar el contenido del activo. También algo bueno para tener. ¿No tiene título? Puede usar algo como [Sin Título] aquí.

Hay muchos más campos opcionales que puede elegir para documentar en su inventario. Es posible que tenga campos específicos e importantes para su institución –guárdelos. También puede leer un poco más sobre los campos opcionales en un capítulo nada aburrido que escribí sobre el tema en el libro Fundamentos de la Preservación de Objetos Audiovisuales de NEDCC (en inglés). Cuanto más pueda capturar aquí, mejor, pero también es importante pensar en lo que podría ser útil para un futuro catálogo y al hablar con un proveedor.

¿Cómo documento?

Hay una serie de herramientas que puede utilizar para crear su inventario. Si ya utiliza una herramienta o un sistema de catálogo en particular, no dude en utilizarla, siempre que se pueda personalizar para tomar en cuenta su nuevo modelo de datos.

AVCC es una aplicación web gratuita de código abierto (desarrollada por la Biblioteca del Congreso, METRO y nosotros) que permite a los usuarios crear registros itemizados. Como una aplicación web, puede ser utilizada por varias personas a la vez (¡hola pasantes!) Y las plantillas personalizables y los vocabularios controlados aseguran datos limpios y uniformes.

El Programa de Autoevaluación de Preservación (PSAP) es otra herramienta en línea gratuita desarrollada por la Universidad de Illinois en Urbana-Champaign. Esta aplicación es extremadamente útil para aquellos de nosotros sin mucha experiencia en la preservación de materiales audiovisuales. Hay esquemas de priorización incorporados que podrían ayudarlo con sus esfuerzos.

¡También puede usar hojas de cálculo! No hay absolutamente nada de malo con este enfoque simple y, como beneficio adicional, hay poca o ninguna curva de aprendizaje, ya que la mayoría de nosotros estamos muy familiarizados con su uso. Simplemente ponga los campos que desea capturar y listo. ¡Pero asegúrese de crear y utilizar vocabularios controlados para que sus datos estén lo más limpios posible!

Estoy segura de que hay muchas más opciones que también son excelentes para usar. Haga su investigación y elija una que funcione mejor para las necesidades de su colección.

¿Y ahora qué?

Vaya y actúe. Ahora que ha trabajado duro y tiene mucha más información sobre sus colecciones, está mucho mejor preparado para avanzar en su conservación. Hable con sus administradores sobre las gemas que tiene. Solicite becas de conservación. Y ahora que sabe más sobre el contenido, incluso podría encontrar algunas fundaciones relacionadas al contenido que podrían estar interesadas en lo que tiene. Y una vez que tenga ese $$$, estará en una excelente posición para iniciar conversaciones con los proveedores de digitalización. ¡Pero no se entretenga! Recuerde, todos sus recursos audiovisuales estallarán en llamas en 2028.

*Tenga en cuenta que una entrada de inventario NO es un registro de catálogo. No se sienta atascado en el proceso porque cree que necesita ejecutar registros completos de catálogo para cada objeto. Los inventarios se basan en capturar datos fácilmente accesibles e interpretables que se encuentran justo en el propio objeto.

Mencioné el uso de vocabularios controlados antes: los vocabularios controlados simplemente facilitan el análisis de los datos en una fecha posterior. Y por vocabularios controlados, me refiero a cualquier lista controlada, no tiene que ser una oficial, o lista aprobada. ¡Hazla tú mismo, pero apégate a ella!

Estás sentado en tu escritorio subiendo archivos de un proyecto de digitalización reciente a la nube. Mientras los archivos se suben, sabes que el sistema hace su magia. Sabes bastante sobre lo que pasa detrás de escena, trabajas para un archivo grande o para un departamento que tiene la preservación como una de sus metas, y esto es lo que haces. Sabes que hay servidores internos y dispositivos de almacenamiento (ok, tal vez el departamento de informática sabe más sobre los detalles de la administración de almacenamiento), los contenidos son guardados en cinta (primer respaldo), y son también copiados a la nube (como respaldo adicional; en el mejor de los casos hay algún tipo de dispersión geográfica en el sistema completo). Y mientras esperas sentado mirando la barra de progreso, te preguntas qué le depara el futuro a los contenidos digitales que administras y si estás tomando las decisiones correctas. Si mientras leías te encontraste asintiendo, ¡entonces disfrutarás de este post!

Los expertos en el campo del almacenamiento digital se reúnen anualmente a hablar de estas problemáticas, los avances en la tecnología y su impacto en la preservación digital en la reunión Arquitecturas para Almacenamiento Digital (DSA, por sus siglas en inglés), organizada por la Biblioteca del Congreso de EE.UU. AVP tuvo la oportunidad de asistir a la reunión este año, y aquí mostramos un resumen con algunas de nuestras conclusiones principales.

Para aquellos que no estén familiarizados con este evento, la reunión DSA reúne a expertos técnicos y profesionales con experiencia en el área que están interesados en la preservación digital para discutir infraestructuras de almacenamiento, enfoques prácticos y tecnologías actuales y nuevas para dibujar el paisaje del futuro de la disciplina. Es una oportunidad única para proveedores de servicios, compañías y consultores de aprender sobre las necesidades y requerimientos de organizaciones que trabajan con la preservación de objetos digitales y también la oportunidad para estas instituciones de escuchar los últimos avances en tecnologías de almacenamiento digital y tendencias del mercado. La reunión de este año — que se realizó en septiembre 18-19, 2018 — incluyó estudios de caso de organizaciones, conversaciones sobre tendencias en el mercado de medios de almacenamiento, investigaciones actuales sobre almacenamiento digital y medios de almacenamiento alternativos.

Estudios de caso de la comunidad

La mañana del primer día comenzó con un resumen de las prácticas actuales, proyectos y desafíos de la Biblioteca del Congreso. Actualmente la biblioteca administra más de 9 PB de almacenamiento proveniente tanto de digitalización como de contenido nativo-digital, y recientemente realizó un proceso de migración enorme desde 4 centros de datos a 2, lo que también incluyó migración de lectores de cinta y desarrollo de capas de abstracción para mejorar la rapidez en la movilidad de datos. Si bien han considerado los servicios de la nube para copias de respaldo, esto no ha ocurrido debido a requerimientos internos y costos (incluyendo los costos de recuperación de objetos digitales y la administración continua de éstos.)

Durante estos dos días, otras organizaciones presentaron sus proyectos y/o infraestructuras actuales. A través de la exposición de sus desafíos y éxitos, las presentaciones generaron conversaciones interesantes sobre enfoques prácticos y ofrecieron a sus colegas pensamientos realistas sobre implementaciones en diferentes contextos. De las presentaciones surgieron preguntas interesantes sobre recuperación, búsqueda y acceso. Aquí hay algunas notas que tal vez encuentres interesantes:

Sally Vermaaten (Gates Archive) habló sobre el rediseño de la infraestructura digital que comenzó con una asesoría interna, una comparación de prácticas comunes en otras organizaciones, análisis de servicios en la nube, y una auditoría de su propio almacenamiento temporal. Su experiencia es relevante pues puede resonar con lo que tienen que enfrentar otros archivos de tamaño similar. Esta asesoría cuidadosa puede ser un ejemplo de un buen punto de inicio.

Karen Cariani and Rebecca Fraimow (WGBH) presentaron su enfoque sobre sistemas de almacenamiento desde la perspectiva de un archivo dentro de un entorno de producción. WGBH ha establecido un modelo en donde la descripción de contenidos durante la producción antes de la transferencia de medios al archivo es obligatoria para la facturación de los proyectos, lo que hace más eficiente la recolección de metadatos desde los productores (en otras palabras, ¡verdaderamente ocurre!) Están actualmente abogando por la creación de un entorno más integrado, tanto para el archivo como para la administración de contenidos, lo que también parece ser un problema para Gates, ya que los metadatos automatizados son generados por sistemas distintos.

Desde la perspectiva de un consultor, Ben Fino-Radin (Small Data Industries) presentó los resultados de una encuesta sobre prácticas de almacenamiento digital en organizaciones que poseen colecciones de arte medial. Este estudio reveló grandes vacíos y amplias diferencias en la forma en que se lleva a cabo el almacenamiento y la preservación digital, lo que pone en evidencia la necesidad creciente de apoyo en esta área. Más allá de lo que hacen — o no hacen —  las organizaciones de arte para guardar y proteger sus objetos, el panorama que mostró Small Data Industries puede parecer familiar a muchas organizaciones culturales u organizaciones pequeñas que enfrentan repentinamente la preservación a largo plazo de objetos digitales. Como señaló Fino-Radin: atención compañías de almacenamiento, hay un grupo grande de clientes desatendidos con montones de datos por almacenar.

Fueron muy interesantes otras dos presentaciones pues lidiaban con enfoques grandes y escalables a la recuperación de datos y su almacenamiento. Leslie Johnston (NARA) introdujo el nuevo sistema Electronic Records Archive systems (ERA) desarrollado como un suite de herramientas basadas en la nube que permite a más de 200 organizaciones gubernamentales la realización de procesos y entrega de récords electrónicos. Además Brian Wheeler (Indiana University) habló sobre los flujos actuales de digitalización de película y preservación y la optimización de procesos vía HPSS (High Performance Storage System.)

Fabricantes de Medios de Almacenamiento

También estuvieron presentes en esta reunión representantes de los fabricantes de medios de almacenamiento. Aquí hay un resumen rápido de algunas de sus presentaciones.

Henry Newman (Seagate) habló sobre los beneficios de la computación cuántica para procesos como cálculo de sumas de verificación, optimización y encriptación para lograr mejor seguridad.

Robert Fontana (IBM Research) nos mostró el panorama del mercado de medios de almacenamiento – cinta de datos LTO (Linear Tape-Open) data tape, HDD (Hard Disk Drive) y NAND (i.e., solid state o flash) – un análisis basado en la densidad de superficie, ganancias económicas y costo por GB. Aunque los HDD continúan dominando el mercado en términos de la cantidad te datos almacenados, los NAND siguen creciendo como una fuente importante de ganancia mayormente basado en su uso en la industria del consumidor como en los smartphones. De forma general, el precio/datos almacenados decrece alrededor de 20-25%  cada año y el almacenamiento fabricado tiene un crecimiento lineal para HDD y cinta, mientras que el crecimiento para los NAND es exponencial. Además, la fabricación de cinta tiene una limitación basada en el número de compañías que las producen (sólo 2: Sony y Fuji). El costo por GB continúa disminuyendo para HDD y cinta, casi sin percibir cambios para NAND (el decrecimiento se detuvo por una falta de balance en el mercado). Desde la perspectiva del consumo de energía, de forma general se está optimizando y reduciendo, pero los HDD continúan siendo más caros que NAND.

Jon Trantham (Seagate – Industry Review) habló sobre la introducción de HAMR (Heat Assisted Magnetic Recording) y tecnologías de dual-actuator Como método para mejorar la capacidad de almacenamiento de datos y velocidad de escritura y lectura para HDD, que desde su perspectiva es el mayor mercado dado que estos dispositivos son usados principalmente en soluciones de nube, que es, cómo es de esperar, un mercado creciente. Su visión es que con esta tecnología la capacidad de almacenamiento subirá hasta 30-40 TB por unidad.

Surgió una conversación interesante después de escuchar los avances hechos por la industria NAND —  ¿hay un cambio en el mercado? Los presentes indicaron también la importancia de las interfaces de escritura en el avance y adopción de estas tecnologías, como también comentarios sobre necesidades especiales para los archivos (por ejemplo, costos de mantenimiento a largo plazo, los altos costos de los SSD, confiabilidad y los problemas de retención de los SSD y la estabilidad de los medios magnéticos en relación a los SSD).

Xiaodong Che (Western Digital) presentó sobre las mejoras en el desarrollo de EAMR (Energy-Assisted Magnetic Recording)  para el mejoramiento de la latencia de lectura y escritura.

Como ya debes haber adivinado, la mayor parte de la investigación realizada por fabricantes está enfocada en el desarrollo de hardware más rápido y eficiente para su uso en la nube y específicamente para HDD.

Proveedores de Servicios

También se unieron a la conversación los proveedores de servicios. Kevin Miller (AWS) habló sobre el foco de desarrollo para Glacier, que en este momento tiene relación con el mejoramiento de ecosistemas, no sólo de almacenamiento de bits. Reconoció que la velocidad de recuperación de datos era un problema en el pasado y cómo lo han ido mejorando. Su visión es ahora enfocarse en necesidades de archivo específicas con el propósito de sacarle el peso de encima a los usuarios. han estado abiertos escuchar las peticiones de la audiencia en relación a la durabilidad, transparencia de sumas de verificación y confiabilidad, y quiere mantener los canales de comunicación abiertos para poder entender las necesidades de la comunidad. una preocupación grande manifestada por los presentes fue que las organizaciones pequeñas no tienen necesariamente el expertise correcto para auto-administrar tecnologías de almacenamiento la nube, que las barreras al acceso y el conocimiento técnico son muy altas, un problema que también fue evidente en los resultados de la encuesta mostrados por Fino-Radin.

David Friend (Wasabi) presentó su almacenamiento en la nube barato, integrado, flexible, transparente y fácil de usar. Este servicio ofrece una interfaz de usuario que permite acceso rápido y control de los objetos en la nube. Sin embargo, Wasabi actualmente sólo tiene dos ubicaciones geográficas disponibles para almacenamiento.

Pashupati Kumar (Microsoft – Project Pelican) presentó los avances hechos en sistemas de almacenamiento en rack cold-tier basados en HDD y cinta con el propósito de bajar los costos a través de la reducción del consumo de energía, aumentando los dispositivos por rack, desagregación de almacenamiento, performance flexible y el uso de componentes comunes.

Es interesante notar a partir de los comentarios, preguntas y conversaciones, que Aunque algunas organizaciones han tomado el camino del almacenamiento en la nube para al menos uno de sus respaldos, todavía hay algo de incomodidad en relación a estos servicios. La transparencia en los procesos y administración de los objetos digitales es una gran preocupación para los archivos; no es suficiente tener 99,99% de durabilidad de datos si los proveedores no publican los detalles sobre cómo se administran estos objetos y entregando al menos metadatos de administración básicos (algunos sistemas de nube ya ofrecen este servicio). La seguridad, como es de imaginar,  es también un tema sensible, pues la mayoría de los colegas siente que los sistemas de nube aún no han sido puestos a la prueba de una gran falla.

¿Qué hay en el horizonte?

En DSA podemos ver el presente, el futuro cercano y el lejano. Obviamente, la investigación sobre almacenamiento no se limita al mejoramiento de medios de almacenamiento actuales. la búsqueda de opciones más rápidas, más densas y más confiables es una meta permanente de la Industria y los resultados de su búsqueda pueden llevarnos a lugares, materiales, componentes y sistemas que aún no hemos siquiera imaginado. ¿No es entretenido pensar en los cientos de TB que podrás almacenar? Aquí hay algo de información para tu imaginación.

Rob Hummel (Group 47) habló sobre una tecnología de almacenamiento más estable, de bajo costo, amigable con el medio ambiente y “ de lectura visual”: DOTS. Contrario a lo que podrías pensar, esta tecnología no es nueva — fue desarrollada y probada por Eastman Kodak. DOTS guarda información en una base de poliéster cubierta con una aleación metálica que reacciona al calor de un láser. La información puede ser leída con una cámara y puede contener información digital, como también textos e imágenes si se requiere.

Peter Kazansky (U. of Southampton/Microsoft) introdujo un nuevo método de almacenamiento óptico en plancha de cuarzo que podrá almacenar alrededor de 1TB de datos en un volumen equivalente a un disco DVD. Project Silica ha desarrollado esta tecnología pensando en la nube y las grandes ventajas de este medio son su durabilidad y la velocidad de escritura.

seguro has escuchado sobre almacenamiento en ADN. uno de los principales beneficios de esta técnica es su alta densidad y estabilidad, sin embargo, sus costos y velocidad de escritura aún son problemas a resolver. Devin Leake (Catalog) habló sobre los avances que han hecho en esta área; existe la posibilidad de guardar hasta 10 exabits/cm3 de datos, sin embargo, el costo es de alrededor de USD $1 millón para almacenar 200MB a una velocidad de 3.7 kb/s. Karin Strauss (University of Washington – Microsoft)  mostró los avances en la creación de un prototipo para leer información usando microfluidos con el objetivo de construir “Bibliotecas de ADN”. La búsqueda y recuperación de datos puede tomar cerca de 1.5 horas y aunque actualmente es posible leer y escribir, está aún en desarrollo la automatización de los procesos. ¡Tú también puedes ser parte de este proyecto! El proyecto #MemoriesInDNA busca recolectar 10.000 imágenes para guardar en ADN.

Entonces, ADN, aún no hemos llegado ahí. una pregunta interesante que surgió fue en relación a la interoperabilidad de datos con ADN, si varias organizaciones trabajan en estos prototipos, ¿qué tan viable es la interoperabilidad? De acuerdo a Devin y Karin, este es un problema de codificador/decodificador; siempre que el sistema sepa cómo fueron guardados los datos, le será posible su lectura.Entonces, sólo podemos esperar que los esquemas de codificación se mantengan abiertos por el beneficio de los usuarios.

De vuelta al planeta tierra – un recurso útil

La reunión concluyó con una revisión de Los Criterios de Almacenamiento para Preservación Digital,Una lista de temas y consideraciones importantes que pueden ayudar a cualquier organización en la planificación inicial de almacenamiento para preservación. Se destacó el hecho de que este documento no es de ninguna forma un grupo de requerimientos, sino sólo una lista de referencia para ayudar en el proceso de proyección de almacenamiento digital.

Ahora que ya volviste de este ensueño, puedes volver y continuar subiendo archivos a la nube. espero haber podido responder alguna de tus preguntas y además posar nuevos pensamientos y preguntas en tu cabeza!

En las próximos días lanzaremos nuevas páginas en nuestro sitio web y anuncios dedicados a la formación de colaboraciones estratégicas con otros prestadores de servicios y productos. En este blog post quiero aclarar lo que esto significa y entregar un poco más de contexto en relación a la filosofía y la lógica detrás de este movimiento.

Hemos establecido una reputación fuerte como AVP, en parte dado al hecho de que somos independientes de otros proveedores. Nunca hemos sido representantes de otros proveedores, o recibido ningún tipo de compensación de éstos, y nunca hemos tenido relaciones exclusivas con otros prestadores. Nuestra autonomía, independencia, objetividad y foco en nuestros clientes son centrales en nuestra integridad y en la calidad de nuestro servicio.

Definiciones

Uso los términos Cliente y Proveedor de forma constante en este post por lo que creí era necesario definirlos en caso de que no estuviera claro:

• Cliente: una organización que obtiene servicios de AVP y/o de otros proveedores.
• Proveedor: Una organización que vende productos o servicios.

¿Qué significa Iniciativa B2B4C?

AVP formará parte de colaboraciones estratégicas con otros proveedores de servicios y productos en apoyo a las actividades de clientes en común, poniendo primero y antes que todo, los intereses de los clientes. Creemos que una marea alta levanta a todos los botes y cuando nuestros clientes prosperan, también lo hacen sus socios y colaboradores. También creemos en colaboraciones que crean orgánicamente resultados en donde salen favorecidos tanto el cliente, como AVP y otros proveedores de productos y servicios. Llamamos a este enfoque B2B4C, del inglés business-to-business-for-clients (o de empresa a empresa para el cliente).

En nuestro quehacer, nos encontramos de forma repetida y consistente en situaciones en donde trabajamos con otros proveedores que tienen clientes en común. Por ejemplo, un cliente puede haber seleccionado una tecnología en particular, pero necesita asistencia en la migración de datos de sistemas antiguos al nuevo, y nos llaman a nosotros para ayudarlos. En estos casos donde tenemos clientes en común con otros proveedores, se convierte en un beneficio para AVP tener relaciones de trabajo con estos proveedores. Es un beneficio también para los clientes de estos proveedores saber que AVP tiene experiencia ayudando a otras organizaciones a asegurar una utilización exitosa del producto o servicio y que tenemos acceso al expertise, documentación, entrenamiento y recursos de estos proveedores que pueden no estar disponibles de forma pública. Esto trae un beneficio al cliente porque agiliza nuestro trabajo y ayuda a evitar desconexiones y vacíos en la comunicación que pueden llevar a gastos y errores innecesarios y costosos.

Los proveedores también pueden encontrar un gran beneficio en una relación fuerte con AVP como colaborador pues ayudamos a asegurar que el proyecto sea exitoso y que el cliente está utilizando los servicios y productos de forma integral.

Basado en este contexto, AVP lanzará próximamente la iniciativa B2B4C. Usted verá:

• Comunicados de prensa y anuncios provenientes de AVP y otros proveedores difundiendo la formación de alianzas estratégicas.
• Una página nueva en nuestro sitio web dedicada a B2B4C y a identificar nuestros colaboradores estratégicos y sus ofrecimientos.
• Estudios de caso en el sitio web de AVP y sitios web de aliados destacando nuestros clientes en común, el trabajo que han hecho y el apoyo que hemos ofrecido en ellos.
• Anuncios conjuntos de marketing, promociones y eventos de AVP y nuestros colaboradores estratégicos.

Lo que será menos evidente es que AVP trabajará con estos proveedores tras bambalinas para asegurarnos de que nuestro trabajo juntos en apoyo a nuestra cartera de clientes comunes sea lo más exitoso y productivo posible.

¿Cuáles serían algunos ejemplos de cómo AVP se involucra en proyectos conjuntos con clientes y proveedores?

El rol que AVP juega a menudo se enfoca en la remoción de obstáculos por lo que somos convocados cuando éstos no pueden ser eliminados por el cliente o no están dentro de las competencias principales del proveedor. Éstos pueden incluir:

• Planificación y creación de presupuestos
• Desarrollo de políticas
• Requerimientos y búsqueda de casos de uso y su documentación
• Diseño e implementación de flujos de trabajo
• Adquisición de datos, migración, consolidación y limpieza
• Análisis de datos y visualización
• Inventarios de colecciones físicas y digitales
• Modelamiento de datos
• Desarrollo de taxonomías
• Automatización e integración

Estos son sólo algunos ejemplos de áreas en donde AVP ha trabajado con otros prestadores y clientes mutuos para asegurar éxito en situaciones de beneficio para todas las partes. Revise los servicios de consultoría y desarrollo de software que ofrecemos para más ideas de cómo podemos ayudarle.

Para aclarar

Además de aclarar lo que ES la iniciativa B2B4C, es importante para nosotros aclarar también los que NO ES, y qué aspectos de nuestra forma de trabajo se mantienen.

• Mantenemos completamente nuestra autonomía, independencia y objetividad. AVP sigue siendo agnóstico en relación a los proveedores, no se involucra en relaciones exclusivas y no acepta compensaciones económicas de proveedores de otros productos o servicios.
• No hay restricciones en relación a con quienes trabajamos (o con quienes trabajan nuestros aliados), sean o no competidores. No hay nada a cambio o expectativas de que debemos nada a nuestros colaboradores o vice versa.
• No endosamos un producto o servicio en particular, sino que reconocemos que hay un grupo de clientes alrededor de un cierto producto o servicio y que podemos aumentar en gran medida las probabilidades de éxito para esos clientes en la adopción e implementación de ese producto o servicio al ofrecer nuestras habilidades y experiencia.

¿Es posible que AVP sea influenciado en proyectos de selección de tecnologías, resultando en la selección de proveedores con los que tienen alianzas estratégicas?

Los procesos y sistemas que utilizamos para la selección de tecnologías usan un enfoque metodológico que está diseñado para asegurar que los requerimientos del cliente y sus casos de uso sean la base para determinar la selección apropiada. El proceso es sistemático, transparente y deja al cliente con toda la información que necesita para tomar la mejor decisión por si mismos. Nosotros no tomamos estas decisiones en nombre de nuestros clientes. Esto no significa que nuestros colaboradores estratégicos no sean seleccionados, pero sí significa que su selección no será basada en el hecho de que tengamos una alianza estratégica con ellos. Las selecciones siempre serán basadas en el hecho de ser el mejor candidato para cumplir con los requerimientos y casos de uso del cliente y nos mantendremos transparentes sobre nuestras relaciones con otros proveedores para asegurar que no haya confusión.

¿Más preguntas?

Si tiene otras preguntas o quisiera discutir cualquier aspecto de nuestra iniciativa B2B4C, estoy disponible para contestarlas y conversar. Por favor envíe un email a través de nuestro formulario de contacto y le responderé de inmediato.

Traducido por Pamela Vízner

Hay una serie de fotos de John Fitzgerald Kennedy de vacaciones con su familia a finales del verano de 1963. En una de ellas, JFK está sentado en su bote, el “Honey Fitz”, comiendo relajadamente un helado que chorrea por su mano. Tal vez sea la forma casual y desgarbada en que JFK se sentaba en sillas a comer helado, pero en esta foto, se ve simplemente como… un papá.

Cualquier papá.

Es un momento accesible de una de las personas más poderosas del planeta durante uno de los momentos históricos claves a nivel mundial. Y es un momento único para la cultura norteamericana precisamente porque JFK parece tan cercano — si esa foto pudiera ser la foto de tu papá, o del mío, entonces, hey, tal vez el padre de cualquiera podría ser presidente, ¿no?

Es también accesible en más de una forma. ¿Quieres descargar la foto y ponerla en el escritorio de tu computadora en el trabajo? Pues hazlo.

¿Quieres enviárselo a tu papá por email con el asunto “¿Papá?”? Puedes hacerlo.

El John F. Kennedy Presidential Library and Museum comenzó a poner a disponibilidad materiales digitales relacionados a la vida y presidencia de su homónimo alrededor de 2011, no mucho después de que la biblioteca comenzara a digitalizar los más de 25 millones de documentos, fotos, películas, videos y grabaciones sonoras que tenía en sus archivos.

Las bibliotecas digitales existen como una serie de unos y ceros, pero incluso éstas se vuelven polvorientas. Los sistemas que guardan estos archivos pueden volverse obsoletos, y las aplicaciones que no son lo suficientemente ágiles para cambiar con el tiempo, perecen. Lo que puede dejar a los empleados preguntándose cuánto tiempo, esfuerzo y recursos puede tomar ir cambiando con los tiempos.

“A la velocidad con que la Biblioteca JFK estaba realizando este trabajo, habría tomado mil años digitalizar, catalogar, y poner en acceso la biblioteca entera,” dice Kara Van Malssen, partner y consultora senior de AVP.

AVP realizó una mirada interna para acortar el tiempo y mejorar los procesos añadiendo valor a estos artefactos históricos.

“Dada la experiencia que tiene nuestro equipo trabajado con digitalización, sabemos lo que se necesita para saber dónde aparecen los cuellos de botella para luego ayudarlos a refinar estos procesos,” dice Van Malssen.

La construcción de posibles escenarios de mejoramiento es un paso importante hacia la definición y logro de estas metas ambiciosas.

“En este caso, desarrollamos cinco escenarios distintos que trazaban caminos y resultados para digitalización, diseminación y preservación de la colección de la Biblioteca JFK en un periodo de cinco años,” dice Chris Lacinak, fundador y presidente de AVP. “Estos escenarios exploraban diferentes posibilidades y alcances para la digitalización y creación de metadatos, enfoques en referencia a infraestructura técnica (por ej. nube vs. almacenamiento local), y los costos asociados, incluyendo los recursos internos que serían necesarios para cumplir ese escenario.”

Al final, la JFK Library Foundation eligió un camino de avance progresivo, comenzando con la selección de un sistema de administración de objetos digitales (DAMS, por sus siglas en inglés), la herramienta para organizar y catalogar la colección completa, que puede comunicarse de forma abierta con el sitio web de la Biblioteca JFK, redes sociales, boletines vía email, y mucho más. Luego viene la búsqueda de un sistema de almacenamiento robusto que sea compatible, flexible y escalable a medida que el archivo digital crece.

Encontrar una foto de unas vacaciones recientes visualmente no es difícil de hacer, pero elegir fotos o documentos de un grupo de millones en la colección de la Biblioteca de JFK puede ser exponencialmente muy difícil. Pero para hacerlos más fáciles de encontrar, la Biblioteca JFK está implementando un sistema que permite la adición de metadatos proveniente, en algunos casos, de inteligencia artificial. Esto hace posible identificar contextos con distintos niveles de usuarios que permitan a cualquier grupo de personas ver el contenido.

Ahora, con un camino de cinco años en la mira, la JFK Library Foundation tiene un plan para continuar el proceso, pudiendo mostrar al mismo tiempo progreso incremental y el valor de este trabajo a donadores y partes interesadas.

“La investigación que preparó AVP permitirá a la John F. Kennedy Library Foundation avanzar con nuevas tecnologías y expandir la cantidad de recursos que pueden ser digitalizados,” dice Steven M. Rothstein, director ejecutivo de la John F. Kennedy Library Foundation. “Su trabajo ha sido crítico y muy importante en el proceso.”

“Proveer acceso a esta información significa que individuos podrán analizar los materiales en la forma que deseen, desde el análisis de la escritura manuscrita de JFK hasta científicos agrupando información para entender patrones y procesos de decisión en el inicio de la guerra de Vietnam,” dice Van Malssen. “Pero no va a enriquecer a la sociedad si no está digitalizado, bien descrito y accesible a través de tecnologías modernas.”

La respuesta a esa pregunta es un poco complicada. Podría ser sí, aunque es probablemente no. Como consultores somos conocidos por decir: depende. Pero si se replantea la pregunta, la respuesta es siempre la misma: “¿Podemos administrar esto con los ROLES actuales?” NO.

Cuando le dijimos a la organización que necesitarían al menos una persona del staff dedicada a tiempo completo para administrar la implementación, y al menos una persona de medio tiempo para ayudar a migrar y crear metadatos para los recursos heredados almacenados en discos duros (tenían un par de miles en ese tiempo), fue doloroso para ellos escucharlo, pero lo entendieron. Y obtuvieron el apoyo que necesitaban para crear una nueva posición de tiempo completo como Administrador de DAMS (llenada por un miembro del equipo que pasó a un nuevo rol), y una para un nuevo archivista digital de tiempo completo como apoyo. ¡Muchísimo mejor!

Hoy, casi seis años después de tener esta conversación, el DAMS es una parte integral de esta organización y su implementación ha transformado la forma en que administran recursos, trayendo un aumento en la eficiencia y productividad, ayudando a la organización a cumplir su misión de una forma más efectiva. Le atribuyo este éxito a varios factores, comenzando por el patrocinio de los líderes de la institución, un equipo central fuerte, y por último, al personal dedicado que continúa haciendo evolucionar el sistema y creando mejoras para sus usuarios. Estos miembros del equipo tienen la confianza de los usuarios del sistema de otros departamentos porque su trabajo es asegurarse de que el sistema funcione, día a día.

Y cuando digo que funciona no me refiero sólo a lo técnico (por ejemplo, que el URL conecte al sitio indicado cuando el usuario lo tipee), aunque obviamente eso es importante. Me refiero a que los resultados de las búsquedas son precisas y útiles porque hay muchos metadatos asociados a los recursos. Me refiero a que los usuarios pueden subir y compartir recursos con otros (o no) porque tienen los permisos necesarios. Me refiero a que los usuarios pueden descargar recursos en el formato y resoluciones apropiados de acuerdo a sus necesidades porque las pre-configuraciones o presets de transcodificación fueron creados y probados. Ellos se aseguran de que el sistema sea seguro, confiable (es decir, como fuente de veracidad), y cumple su promesa de mejorar el acceso a la información en toda la institución.

La implementación de tecnología es un emprendimiento de cambio transformacional

La implementación de un DAMS o sistema similar (por ejemplo, sistema de gestión de colecciones, sistema de preservación digital, repositorio, realmente, cualquier cosa que administre datos e información sobre recursos) es un esfuerzo de cambio significativo para cualquier organización. John P. Kotter, un reconocido experto del cambio administrativo y autor de Leading Change, identifica ocho etapas en un emprendimiento de cambio exitoso (sin importar si es cambio es una fusión, adquisición, reorganización, o implementación de tecnología): 1) Establecimiento de un sentido de urgencia, 2) Creación de una coalición guía (que incluya a líderes senior), 3) Desarrollo de una visión y estrategia, 4) Reclutamiento de un ejército de voluntarios, 5) Permiso a la acción a través de la eliminación de barreras, 6) Generación de éxitos a corto plazo, 7) Mantención de la aceleración, 8) Anclaje de nuevos enfoques en la cultura. [1]

En nuestra experiencia, trabajando con organizaciones para implementar tecnologías que pretenden cambiar la forma en que la gente trabaja y administra recursos clave, vemos estas etapas reflejadas en un esfuerzo que a menudo evoluciona de forma natural. Hay emoción y urgencia, se unen patrocinadores clave, un equipo central emerge para guiar el proceso. Las cosas comienzan bien.

La implementación de una nueva tecnología en una organización es compleja y costosa. Está el proceso de selección, tal vez a través de un proceso de petición y selección de propuestas que toma tiempo. Luego hay una negociación del contrato y firma. Se paga la licencia inicial, se compra almacenamiento digital. Luego se realiza la implementación técnica. Es posible que tenga que migrar de un sistema antiguo al nuevo.

Pero todo eso realmente no permite que la tecnología funcione. Sí, las luces están encendidas, pero no hay mobiliario, no hay comida en la heladera, no hay cerraduras en las puertas, ¡ni cortinas en las ventanas! Hay más por hacer…

La parte que sigue, el pedacito que permite que el sistema funcione para sus usuarios, está lleno de desafíos propios que necesitan atención dedicada. Un DAMS es un grupo de funciones que pueden ser ejecutadas por usuarios. Para hacer que esas funciones hagan lo que usted quiere que hagan, debe decirles qué hacer. Necesita políticas, procedimientos, reglas. Y eso toma tiempo. Y requiere un montón de toma de decisiones y luego acciones. Las tecnologías no toman decisiones. Las personas sí.

Temprano en el proceso de selección, las partes interesadas se emocionan con el prospecto de las posibilidades de un DAMS. Y los llamados a propuestas terminan llenos de requerimientos que piden una solución altamente configurable. Todos están de acuerdo, “¡Sí, altamente configurable! ¡Podemos hacer que haga lo que sea que queramos!” Luego compran un sistema altamente configurable, y se dan cuenta de que configurarlo es difícil. Requiere un montón de decisiones y luego acciones. ¿Y quién tiene que hacer todo eso? ¡Personas!

Una vez que la lenta fase de implementación y rodaje se acaba, las gente ya está cansada de todo el proyecto DAMS, y asumen que la parte difícil se acabó. Se felicitan ellos mismos y vuelven a sus trabajos diarios regulares o a su proyecto siguiente, y dejan a la gente usar este nuevo sistema, cosechando los beneficios de todo ese trabajo duro. Aquí es donde el emprendimiento de cambio se descarrila.

Implementaciones de tecnología exitosas requieren cuidado permanente y dedicado

Más o menos durante el mismo tiempo en que trabajamos para la organización sin fines de lucro que mencione antes, trabajamos con otra organización que estaba ansiosa de instalar un DAMS para administrar videos, fotografías y recursos de marketing. Ya habían seleccionado la tecnología cuando nos integramos al proyecto, por lo que ayudamos con las configuraciones del sistema, integración con herramientas de redes sociales e ingesta de recursos heredados. Creamos documentación y guías de apoyo y dimos presentaciones de entrenamiento con los usuarios. Nuestro compromiso terminó muy poco después de eso, y alrededor de ese tiempo, el miembro del staff que había liderado la implementación por el lado de la institución comenzó con un proyecto nuevo. Y el sistema nuevo y reluciente fue dejado para que los usuarios lo utilizaran. Y no lo hicieron. Yo todavía soy usuaria registrada en ese DAMS, y recibo periódicamente notificaciones del sistema. Hay un solo usuario activo, que sube alrededor de 3 ítems al mes. Realmente nunca descarga nada. Y eso sería todo. Muy lejos de la transformación en la que invirtieron y lejos de lo que se anticipaba.

Aunque pudieron haber estado ahí para permitir que el DAMS funcionara inicialmente, no fue nutrido ni cuidado, y no hubo liderazgo después de ese período de implementación. No había nadie responsable del sistema, y nadie que empujara a la gente a cambiar realmente sus hábitos de trabajo diarios para finalmente materializar los beneficios del sistema. El sistema no falló porque no estaba funcionando correctamente o porque no cumpliera con los requerimientos de los usuarios de forma adecuada. (Esto es lo que comúnmente se atribuye como causa de la falla de una tecnología, que puede o no puede ser el caso. Si lo es, esto apunta nuevamente a no realizar los procesos necesarios en el período de selección, un tema para otro blog). Falló porque no estaba siendo dirigido, administrado, poblado y utilizado. Volviendo a las ocho etapas de Kotter, falló porque las personas no estaban empoderadas y porque las barreras contra la acción no fueron removidas (etapa 5).

Entonces, volviendo a mi punto original. Los roles que se crean para ayudar a administrar el sistema y asegurar de que cumple con las expectativas de los usuarios son críticos para el éxito del sistema. Cuando la administración diaria del DAMS sólo se deja al colectivo de usuarios base (esto es, personas ocupadas cuyo rol primario no es administrar el DAMS), el carísimo sistema falla. Termina como un bien abandonado, ya sea porque no se utiliza o porque lo utilizan un par de personas. La visión de transformar la empresa u organización a través de un DAMS nunca se lleva a cabo, y la enorme inversión se desperdicia.

La mejor forma de asegurar que la implementación de una tecnología como un DAMS sea exitosa después del período de implementación inicial es proponer un dueño de producto interno. Este puede ser una persona, o puede ser un equipo. Pero debe haber un rol neutral, que tenga la confianza de las partes interesadas de toda la organización, que sea responsable del sistema. Que se asegure de que los recursos estén etiquetados para que las búsquedas funcionen (lamento informarlo, pero esto no lo va a hacer el productor de video super ocupado sin importar cuántos formularios de edición trate de lanzar en su pantalla!) Que se asegure de que los usuarios no tengan acceso a cosas que no deban. Que ayude a los algoritmos de aprendizaje automático a aprender como reconocer rostros y etiquetar imágenes. Que empodere a los usuarios a sacar partido del sistema y comenzar a concretar los beneficios de éste para su propio provecho. Que se asegure que esos éxitos a corto plazo se cumplan. Que haga que otros también quieran comenzar a utilizar la herramienta. Y que continúe haciendo mejoras en el tiempo.

Compañías como AVP pueden ayudar. Podemos guiarlo a través de la selección, implementación, migración, rodaje y procesos de cambios de administración. Podemos entregar recomendaciones para mapas de ruta, personal, y presupuestos continuos. Pero al final, nosotros nos vamos, y la tecnología se queda. Nosotros no podemos llenar el rol de un administrador de DAMS contínuo, o seguir abogando por su adopción. Nosotros consideramos que hemos tenido éxito cuando podemos decir “adiós” porque ya no dependen de nosotros. Y consideramos que usted ha tenido éxito cuando el sistema está completamente adoptado por la organización, y marca una diferencia en la vida laboral de las personas. Eso puede tomar varios años. Pero en nuestra experiencia es altamente atribuible a alguien o algún equipo dentro de la organización que se mantiene abogando firme y continuamente por el sistema, y se asegura de que esa visión de transformación se haga realidad.

Usted ha probablemente escuchado el dicho que dice algo así como: “La tecnología es el 10% de la solución”. Lo que no se enfatiza en esa declaración, pero debería, es que el resto recae en las personas.

[1] La teoría de Kotter sobre el cambio organizacional fue publicada originalmente en 1994 en el Harvard Business Review como “Leading Change: Why Transformation Efforts Fail.” Desde entonces, ha escrito numerosos libros sobre el tema. Puede leer sobre el proceso de las 8 etapas en esas publicaciones o en su website.

Descargue las últimas versiones aquí:

BWF MetaEdit Versión 1.3.2

AVI MetaEdit Versión 1.0.1

Las últimas actualizaciones incluyen lo siguiente:

BWF MetaEdit Versión 1.3.2

• Mayor compatibilidad con las últimas versiones de Debian, Ubuntu, Fedora, RHEL/CentOS.

• Se actualizaron bibliotecas de terceros (p.ej., Qt).

• Se agregó opción de línea de comando para generar un informe XML para un archivo determinado.

• Se resolvieron problemas con la función arrastrar y guardar en las versiones más recientes de macOS

• Se resolvieron los problemas de sincronización entre el conteo de muestras y la marca de tiempo resultante.

• Se resolvió el problema de almacenar una instensidad sonora desconocida como 0x0000 cuando la especificación indica que debe ser 0x7FFF

• Se resolvieron los problemas con CodingHistory en macOS.

• Se resolvió el problema de que CodingHistory no leyera correctamente el historial con los retornos de carro.

• Se resolvieron los problemas de bloqueo y se mejoró la estabilidad.

• Se resolvieron varios problemas menores con el editor UMID.

AVI MetaEdit Versión 1.0.1

• Mayor compatibilidad con las últimas versiones de Debian, Ubuntu, Fedora, RHEL/CentOS.

• Se actualizaron bibliotecas de terceros (p.ej., Qt).

• Se resolvieron los problemas de bloqueo y se mejoró la estabilidad en macOS.

• Se resolvieron problemas con la función arrastrar y guardar en las versiones más recientes de macOS

• Se resolvió la posible corrupción de archivos (inserción de 2 bytes de relleno en lugar de 1) cuando se reescriben los archivos

• Se resolvió la posible corrupción de archivos durante la verificación de un MD5 cuando está presente en el archivo

Durante los últimos meses la comunidad archivística audiovisual ha manifestado su preocupación, a través de distintas redes, por organizaciones afectadas por los recientes desastres naturales ocurridos en varias zonas de América Latina. A través de listservs, blogs y redes sociales hemos podido observar o enterarnos de los nefastos resultados que han dejado los recientes huracanes en Cuba y Puerto Rico y el terremoto en México. Desde nuestros escritorios hacemos lo que podemos para ayudar a los archivos audiovisuales afectados y difundir sus llamados a ayuda. Desde esta posición ciertamente nos inquieta estar limitados a ofrecer asistencia a distancia, pero lo cierto es que este rol está lejos de ser irrelevante.

En el marco de la Conferencia Internacional FIAT/IFTA 2017, que se realizó la semana pasada en la Ciudad de México, pude tener un acercamiento al impacto del desastre y de nuestras redes de colaboración. El día miércoles 18 de octubre tuve la oportunidad de visitar el archivo Permanencia Voluntaria junto a un grupo de técnicos expertos de la Filmoteca UNAM. Su directora, Viviana García Besne nos recibió en medio del lamentable escenario: latas oxidadas, humedad, síndrome vinagre acelerado, contaminación por hongos y la desorganización de un archivo de cientos de películas populares mexicanas que se ha forjado con pasión alrededor de una comunidad muy dedicada. Durante nuestra estadía hicimos lo que pudimos para mitigar los daños causados, donde el rol y la experiencia de los técnicos de la Filmoteca fue fundamental. Otros profesionales que se encontraban en el país por motivo de la conferencia también se sumaron a ayudar, cada uno desde su propia experiencia. Permanencia Voluntaria – a pesar del largo camino que falta por recorrer – se levanta poco a poco gracias, en gran medida, a la visibilidad lograda en nuestras redes profesionales. Viviana, quien fue invitada a compartir su experiencia durante el último día de conferencia, manifestó la importancia que han tenido estas redes de apoyo no sólo para recibir donaciones e información valiosa para el rescate de la colección, sino como soporte moral y emocional en situaciones donde nuestro razonamiento puede verse sobrepasado por la incertidumbre y la desinformación. Viviana manifestó estar agradecida de las redes de apoyo pues le han permitido no sentirse sola en estos momentos difíciles.

Izquierda: Un grupo de cuatro técnicos expertos de la Filmoteca UNAM asistiendo a Permanencia Voluntaria / A group of four expert technicians from Filmoteca UNAM assisting Permanencia Voluntaria. Derecha: Instalación de nuevas estanterías para el archivo / Setup of new shelving for the archive.

Izquierda: Permanencia Voluntaria y Bati-Cine están ubicados en las laderas del cerro Tepozteco en Tepoztlán. / Permanencia Voluntaria and Bati-Cine are located at the hillside of Tepozteco Hill in Tepoztlán. Derecha: Permanencia Voluntaria lentamente poniéndose en pie, reorganización de la colección. / Permanencia Voluntaria slowly standing up, reorganization of the collection.

Los hongos comienzan a afectar a la colección / Mold starts to affect the collection.

Por otra parte, cabe cuestionarse también sobre las condiciones poco ideales en las que muchas organizaciones mantienen sus colecciones audiovisuales por falta de recursos y apoyo económico. Tal vez varios de ustedes consideren que las películas de Permanencia Voluntaria deben ser depositadas en otra institución, alguna de carácter nacional tal vez, donde su almacenamiento y cuidado sea más cercano a lo ideal. Desde mi punto de vista esta no es necesariamente la única solución a los problemas que aquejan a los archivos independientes, principalmente por dos motivos:

1. Diversidad de voces: me parece fundamental que en una nación existan diversas manifestaciones del cuidado y utilización de la memoria audiovisual, como ejercicio básico de la diversidad en una sociedad. Creo que es de suma importancia permitir que las comunidades se empoderen y tomen en sus manos la protección de su propio patrimonio audiovisual, que puedan re-interpretarlo con libertad y darle el lugar que se merece en el mismo entorno en donde fue creado.
2. Diversidad de misión: Los archivos e instituciones de carácter nacional tienen la misión principal de cuidar del patrimonio nacional-valga la redundancia- y tomar la responsabilidad de hacerse cargo de colecciones comunitarias puede causar que éstas queden relegadas a la parte inferior de la lista de prioridades, sin mencionar el impacto económico que esto implica en organizaciones que comúnmente sobreviven con presupuestos apretados y falta de personal.

El caso de permanencia voluntaria tal vez no sea el mejor ejemplo para ilustrar mi tesis, puesto que esta colección es de trascendencia nacional pues habla de la cultura popular mexicana [1], pero sin duda nos hace reflexionar al respecto.

Entonces, si las colecciones no deben ir necesariamente a las bóvedas de las grandes instituciones, ¿cómo hacemos para cuidar de este patrimonio? Mi respuesta a este problema tiene tres ejes: redes+información+financiamiento. Ya mencionaba la importancia de las redes profesionales para enfrentar emergencias y para buscar soluciones en un entorno de conocimiento colectivo. Esto es evidentemente aplicable también en otras circunstancias [2].

El acceso a la información también es clave para que los archivos menores logren buenos resultados, pero esta información no puede ser cualquiera, pues debe ajustarse a las realidades y recursos disponibles. Por ejemplo, no basta con saber la temperatura y humedad relativa ideales para un archivo de películas, sino también cómo poder lograrlo de forma efectiva con poco dinero. Y es ahí donde ser parte de la comunidad es fundamental, pues podemos aprender de otras organizaciones de similares características o preguntar abiertamente nuestras dudas. Esto aplica también a la preparación contra desastres: ¿cómo hacer estanterías que resistan sismos? ¿Qué hacer si se moja la colección? Sin embargo, nuevamente nuestro obstáculo aquí en Latinoamérica es la falta de organización y la poca disponibilidad de literatura y materiales en nuestro idioma. (Abajo comparto algunos recursos que pude encontrar para preparación para desastres en español, incluyendo una escrito por Kara Van Malssen sobre recuperación de colecciones después de la Supertormenta Sandy).

Dentro del eje “información” no encontramos también con el acceso a la educación, algo un poco más complejo de resolver. Todos sabemos que no hay muchas opciones formales de educación en el área en nuestra región [3]. Y es aquí donde las grandes instituciones juegan un rol clave. Es de suma importancia que éstas desarrollen programas locales de apoyo a archivos menores, entendiendo que a través de esto también procuran un buen cuidado del patrimonio nacional. No es necesario que un archivo fílmico nacional almacene todas las latas de un archivo independiente para cumplir con su misión, pero sí puede entrenar a sus técnicos para que aprendan a cuidar de sus propias colecciones. Aplaudo las iniciativas que están tomando la Cineteca Nacional de México (con los Seminarios Experiencias de Archivo), las recientes acciones de la Filmoteca UNAM asistiendo a Permanencia Voluntaria, las múltiples actividades de extensión que organiza la Biblioteca Nacional de Chile a lo largo del país, los programas educativos para técnicos indígenas en México organizados por la IASA, los programas educativos ofrecidos por la Biblioteca Británica, la Escuela de Invierno del Instituto Sound and Vision de Holanda, o el curso FRAME del INA (éstos últimos, aunque no en nuestra región, son un buen ejemplo a seguir).

Finalmente, aunque sin duda no menos importante, está el fantasma más grande y último eje de acción: el financiamiento. En varios países de latinoamérica existen fondos concursables específicos para archivos audiovisuales (Fondart en Chile, MinCultura en Colombia, por ejemplo) y existen además fondos regionales (Ibermemoria, RECAM), pero me parece que estamos en deuda a lo que respecta al apoyo de archivos independientes y/o comunitarios. Por desgracia en muchas de estas convocatorias tanto las instituciones de carácter nacional como los archivos menores deben competir, dejando en clara desventaja a éstas últimas (los fondos tienden a ser asignados preferentemente a organizaciones reconocidas). Sin desmerecer las necesidades económicas de las grandes instituciones que en muchos casos operan con pocos recursos, me parece fundamental que estos programas contemplen en sus líneas de acción el fomento a la diversidad patrimonial, asegurando que organizaciones de menor tamaño también puedan acceder a financiamiento para la protección de sus colecciones, lo que puede ser llevado a cabo, por ejemplo, a través del incentivo a proyectos colaborativos, sistemas de patrocinio (esto para asegurar cierta sustentabilidad, lo que a menudo suele ser la piedra de tope para la asignación de fondos a proyectos de menor envergadura) o a una mejor distribución de los recursos disponibles, por ejemplo, asignando al menos un porcentaje de los fondos a iniciativas comunitarias.

–Pamela Vizner

For a better interaction of resources, networks, and information: Community Archives in Latin America, disasters, roles and responsibilities + some useful resources in Spanish

Over the last few months the audiovisual archives community has shown, through different platforms and networks, its concern for organizations affected by the recent natural disasters that took place in some areas of Latin America. On listservs, blogs, and social networks we have witnessed or received news about the tragic results of recent hurricanes in Cuba and Puerto Rico and the earthquake in Mexico. From our desks we do what we can to help these archives and amplify their calls for assistance. From this position we feel the anxiety of being limited to offer help from a distance, but the truth is that this role is far from being irrelevant.

I was able to directly experience the impact of the disaster and our collaboration networks as part of my visit to Mexico to attend the 2017 FIAT/IFTA Conference in Mexico City last week. On October 18th I visited Permanencia Voluntaria Archive together with a group of expert technicians from the Filmoteca UNAM. The archives director, Viviana García Besne, welcomed us in the midst of a sad scenario: rusted cans, high humidity, accelerated vinegar syndrome, mold infestations, and physical disorganization of an archive of hundreds of popular mexican films wrought with passion by a dedicated community. During our stay we did what we could to mitigate damages, which was possible thanks to the role and expertise of Fimoteca’s technicians. Other professionals who were in the country to attend the conference also came to help, each of them contributing with their own experience and area of expertise. Permanencia Voluntaria — although still having a long way to go — is progressing little by little, thanks in large part to the visibility offered by our professional networks. Viviana, who was invited to share her experience on the last day of the conference, stated the relevance of these support networks not only to receive donations and valuable information for the recovery of the collection but also as a moral and emotional backing in situations where our reason can be overtaken by uncertainty and lack of information. Viviana declared that she was grateful for the support networks because they have allowed her to feel included and comforted through these difficult times.

On the other hand, it is worth considering the less than ideal conditions in which many organizations keep their audiovisual collections due to lack of resources and financial support. Some of you may think that the films in Permanencia Voluntaria should be deposited in another institution, a national one perhaps, so they can be kept in a controlled environment. From my point of view this is not the best solution to the problems affecting independent archives, mainly because of the following reasons:

1. Diversity of voices: I think that the existence of several manifestations of care and use of audiovisual memory is fundamental for any nation as a basic exercise of diversity in any society. I believe it is key to allow communities to be empowered and take under their care the protection of their own heritage so they can use it and re-interpret it freely and give it the place it deserves in the same environment where it was created.
2. Mission diversity: national institutions and archives have the specific mission of protecting national heritage (redundancy intended) and assuming the responsibility of taking care of community collections may cause these to fall to the bottom of the priorities list, not to mention the financial impact this would bring to organizations that often survive with tight budgets and lack of staff.

The case of Permanencia might not be a good example to illustrate my thesis, since this collection has clear national relevance as it speaks about popular Mexican culture [1] but it makes us think about this issue.

Now, if these materials do not necessarily have to be stored in the vaults of large organizations, then, how can we take care of this heritage? My answer to this problem has three focal points: networks+information+funding. I had already mentioned the importance of professional networks to face emergencies and find solutions in an environment of collective knowledge. This is also applicable in other circumstances [2].

Access to information is also key for minor archives to accomplish good results, the information provided must represent the realities that smaller organizations face and the resources they have in order to be meaningful and useful. For instance, it is not enough to know ideal temperature and relative humidity for film collections, but also knowing how to achieve it effectively with little money. That is when community participation is necessary to learn from organizations alike or ask questions. This certainly also includes disaster preparedness: how to build earthquake-resistant shelving? What to do when materials get wet? However, our obstacle (i.e., those of us in Latin America) is once more the lack of organization and limited availability of literature and reading materials in our language (i.e., mainly Spanish). (I share below some resources I could find in Spanish for disaster preparedness, including one written by Kara Van Malssen about recovery after Sandy Superstorm).

Within the “information” focal point we can also find access to formal education, something a bit harder to solve. Most of us are aware of the few education options in the area in our region [3]. So it is here where major organizations play an important role. It is imperative that they develop local support programs to assist minor archives, understanding that through these measures they also procure good care of national heritage. It might not be necessary for a national archive to store all cans of an independent archive to fulfill its mission, but what they can do is train local technicians at smaller organizations so they can learn how to take care of their own collections. I celebrate initiatives such as those carried out by Cineteca Nacional de Mexico (Seminarios Experiencias de Archivo), recent actions by Filmoteca UNAM assisting Permanencia Voluntaria, the many nationwide outreach activities organized by Biblioteca Nacional de Chile, training programs for indigenous sound technicians organized by IASA in Mexico, the education and support programs offered by the British Library, the Winter School organized by Sound and Vision, or the FRAME course by INA (the latter, although not in our region, are good examples to follow).

Finally, although certainly not least, the elephant-in-the-room and final focal point: funding. In several Latin American countries there are specific grants for audiovisual archives (Fondart in Chile, MinCultura in Colombia) and some regional funds also exist (Ibermemoria, RECAM), but we ultimately have a dearth of support for independent and/or community archives. Unfortunately, in many of these calls major national and minor archives must compete, leaving the latter at a disadvantage (funds tend to be assigned to recognized institutions). Without disregarding the financial needs of some large organizations that also often operate with few resources, I think it is important for these funding programs to integrate into their structures the promotion of heritage diversity, guaranteeing smaller organizations access to funding for the care of their collections, which can be implemented, for instance, through encouragement of collaborative projects, sponsorship systems (to ensure sustainability, which often represents an obstacle for funding allocation for small scale projects), or a better distribution of available resources, for example, reserving at least a certain percentage of the funds for community initiatives.

–Pamela Vizner

• Diplomado en Gestión del Patrimonio Audiovisual, U. Jorge Tadeo, Colombia
• Programas de Ibermemoria
• Diplomado Iberoamericano en Patrimonio Sonoro y Audiovisual

Recursos en Español:

• Recuperar la colección, establecer el archivo, Un estudio de caso sobre la recuperación de la colección multimedia del Eyebeam Art+Technology Center después de la supertormenta Sandy. 
• Comunicado Oficial del ICOM Desastres naturales que afectan al patrimonio cultural 
• Mitigando el Desastre, Guía Estratégica para el Manejo de Riesgos en Colecciones Patrimoniales
• Prevención de desastres y planes de emergencia – Compendio de la IFLA
• Grupo de expertos sobre la Gestión de las emergencias y preparación para los desastres – EMDP, International Council of Archives (ICA)
• Preparación ante desastres: fuego, agua y suministro ininterrumpido de energía eléctrica. Capítulo 5, Manejo y almacenamiento de soportes de audio y de video, IASA TC-05
• Creación de un Plan de Emergencia – Guía para Museos y otras instituciones culturales
• Sobrevivir al Desastre: Rescate de Tres Filmes de la Cinemateca Universitaria “Enrique Torres” de Guatemala. No disponible online, referencia aquí
• Hay también una lista de recursos en inglés compilados por Kara Van Malssen en el siguiente post sobre los recientes huracanes en Estados Unidos: https://www.avpreserve.com/post-irma-disaster-preparedness-recovery-thoughts-resources/