AVP se asoció a nuestros colegas de Berea College Special Collections & Archives para realizar tres migraciones importantes de datos hacia nuevos sistemas de administración, preservación y archivo.

El equipo de Berea ya había seleccionado y comenzado a implementar los nuevos sistemas. Nuestra función consistió en ayudar con la transformación y la migración de datos de los sistemas heredados a los sistemas nuevos.

Herramientas de búsqueda de Microsoft Word para Archon

Después de analizar una amplia variedad de más de 200 herramientas de búsqueda de texto de Berea, desarrollamos una secuencia de comandos de extracción de datos personalizada para extraer los inventarios de lista de cuadros de cada documento de Word. La secuencia de comandos transformaba la información en datos de texto delimitados que podían importarse directamente en la instancia de Archon de Berea.

Además, personalizamos la función de importación de Archon de Berea para dar soporte a una jerarquía personalizada durante el proceso de importación.

Objetos digitales de ContentDM para Preservica

Berea ha transferido gran cantidad de TBs de contenido digital a la nueva instancia de Preservica como parte de un plan de preservación digital a largo plazo. Berea utiliza la interfaz del Explorador Universal de Preservica para proveer acceso público a objetos digitales.

La institución coordinó con nosotros la transferencia de miles de objetos digitales del sitio de ContentDM existente a la nueva instancia de Preservica. Trabajando dentro del marco de los mecanismos de importación de Preservica, coordinamos con Berea la determinación de los requerimientos para la organización del contenido, extrajimos los archivos y metadatos de ContentDM y creamos paquetes SIP a medida para Preservica. Vea algunos de los resultados aquí.

Base de datos FileMaker Pro para Preservica

Debido a que Berea tenía tantos TBs de contenido digital para incorporar en Preservica, la mayoría de los objetos digitales fueron enviados a Preservica en discos duros e importados directamente a los depósitos de almacenamiento de Berea. Después de este proceso, Berea determinó que los metadatos útiles de más de 20.000 archivos podían adjuntarse a los objetos debido a que ya estaban guardados en Preservica.

Para lograr este objetivo, trabajamos con Berea y con Preservica para diseñar un proceso de importación de metadatos personalizado que nos permitiera desasignar los metadatos de las bases de datos FileMaker Pro de Berea, transformarlos conforme a las preferencias de la institución, extraer los UUID de todos los archivos de destino en Preservica y empaquetar los metadatos según los requerimientos de Preservica.

También creamos una secuencia de comandos personalizada para poder importar en Preservica a escala, para lo cual actualizamos 1000 fichas simultáneamente (en lugar de hacerlo una por una a través de la GUI estándar para la edición de metadatos). Por ejemplo, la búsqueda del texto “Coon Creek Girls” ahora arroja muchos más resultados de los archivos de audio de Berea.

Agradecemos a Berea y Preservica por darnos la oportunidad de trabajar en estos proyectos complejos.

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