En 2015, el Instituto Smithsoniano contrató a AVP para que evaluara sus procedimientos e infraestructura de preservación digital DAM según normas y pautas, incluidas las normas ISO 14721 e ISO 16363, y los niveles de preservación de la National Digital Stewardship Alliance. Estas referencias proporcionaron los parámetros para medir los aspectos funcionales, fiscales, operativos, de políticas, documentación y procedimientos de un entorno de preservación digital.

Los resultados resumieron el estado actual de las operaciones de preservación, y permitieron identificar y analizar riesgos y brechas, y proporcionar las recomendaciones y pautas correspondientes.

En 2016, el Instituto Smithsoniano volvió a llamar a AVP para que viera la posibilidad de poner en funcionamiento la preservación digital en 19 museos, nueve centros de investigación y un zoológico. Centrándose en las colecciones digitalizadas y nativas digitales, así como en los datos de investigación generados en la institución, los objetivos de la evaluación fueron definir los riesgos para el contenido digital, identificar las brechas en la custodia digital y brindar recomendaciones para ayudar a la institución a alcanzar su objetivo de garantizar la preservación de todos los recursos digitales de valor.

Durante los seis meses que duró nuestra tarea, entrevistamos a 18 grupos de personas interesadas (incluidos investigadores, administradores de colecciones y de repositorios), enviamos una encuesta en línea a los investigadores del Instituto Smithsoniano acerca de sus prácticas de administración de datos (con la que obtuvimos 100 respuestas) y analizamos en forma integral las políticas existentes, los planes estratégicos y otros documentos.

Nuestro informe final brindó muchísima información obtenida por medio de la investigación: los desafíos más importantes que constantemente mencionaron los entrevistados, las sugerencias de los entrevistados para lograr mejoras, el análisis de los resultados de la encuesta (incluido el hecho de que, en promedio, los investigadores han generado aproximadamente 6,7 TB de datos cada uno, o sea ¡6,7 PB en conjunto!), y la identificación de mejoras en las políticas para respaldar la preservación digital.

Nuestras recomendaciones constan de ocho fases globales que pretenden reunir a los interesados que trabajarán para alcanzar el objetivo de garantizar que este valioso contenido digital perdure en el tiempo. El Instituto Smithsoniano está tomando medidas para poner en práctica estas recomendaciones de modo que la próxima generación se enriquezca con estos recursos, pueda utilizarlos en sus propios descubrimientos y ayude a generar nuevos conocimientos.

Vea nuestro informe de 2016 aquí.

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